Datenschutzordnung

DATENSCHUTZORDNUNG DES WEH e.V.

 

 

Alle Daten zu derer Erhebung nichts gesagt wird, werden mit mündlicher Einwilligung oder konkludent eingeholt. Bei der Erhebung der Daten muss die Datenschutzordnung immer vorgelegt werden. Die Einwilligung erfolgt freiwillig und kann jederzeit zurückgezogen werden wodurch alle dazugehörigen Daten gelöscht werden. Da für einige angebotenen Dienste (wie bspw. die Nutzung des von der Netz-AG bereitgestellten Internets oder die Nutzung des von der Wasch-AGs betreuten Waschsystems) eine Erhebung der Daten notwendig ist, kann dies gleichbedeutend mit dem Verzicht verbunden dieser Dienste sein.
Generell stehen den Mitgliedern folgende Rechte zu:

  • das Auskunftsrecht der betroffenen Person nach Artikel 15 DSGVO,
  • das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO,
  • das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO,
  • das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO,
  • das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 DSGVO
  • das Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO,
  • das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde nach Artikel 77 DSGVO.

 

Für alle Daten, die erhoben werden, ist der Vorstand verantwortlich.

Der WEH e.V. ernennt einen Datenschutzbeauftragten nach Art 37 DSGVO, welcher nicht Mitglied des Vorstands sowie der Netz-AG sein darf, um einen Interessenkonflikt zu vermeiden. Der Datenschutzbeauftragte erfüllt hierbei die Aufgaben gemäß Art 39 DSGVO.

 

Es wird darüber hinaus für jedes Semester eine Liste geführt über die Verantwortlichen für die Datenverarbeitung, zur Gewährleistung des Art 12 DSGVO.

Alle Daten, die erhoben werden, sind nur innerhalb des WEH e.V. einsehbar, sofern nicht weiter spezifiziert. Erhoben werden:

·         Name, Adresse, Mailaddresse, Geburtsdatum

o   Erhebung bei Vereinseintritt

o   Zweck ist die Vereinsverwaltung und Organisation des studentischen Zusammenlebens

o   Zugang haben die Netz-AG sowie der Vorstand (mit Ausnahme des Protokollführers) zur Registrierung und Verwaltung der Mitglieder.

o   Jedes Mitglied kann aus dem Hausnetz Mails an die von dem Mitglied dem Verein hinterlegte Mailadresse verschicken (hier reicht das Wissen der Zimmernummer). Dies dient zur Kommunikation untereinander. Gleichzeitig ist die Mailadresse selber nicht einsehbar.

o   Werden bei Vereinsaustritt/-streichung gelöscht.

·         Raumbuchung/Buchen von Sportgeräten

o   Erhebung bei Buchung.

o   Zwecks Organisation von Schlüssel-/Geräteverleih.

o   Zugang von den jeweiligen Arbeitsgemeinschaften, die für die Räume/Geräte verantwortlich sind und den Schlüssel bzw. das Gerät ausgeben.

o   Anonymisierung nach zwei Wochen.

·         Waschtermine

o   Erhebung bei Zugang zu Waschsystem

o   Erhebung, um das Waschangebot zu regeln.

o   Öffentliches Einsehen (von Vereinsmitgliedern im Hausnetz) nötig für reibungslosen Ablauf (siehe Waschordnung).

o   Veröffentlichung der Privatadresse innerhalb des Haussnetzes für alle verfügbar zur Realisierung des Waschmarkentausches.

o   Waschtermine werden nach zwei Wochen automatisch anonymisiert.

·         Internetverwaltung

o   Erhebung bei Einrichtung des Internets

o   Datensammlung notwendig zur Bereitstellung des Internet.

o   Zugang zu den Daten hat die Netz-AG, um Internet bereitzustellen und Support zu gewährleisten.

o   Die Daten werden bei Auszug gelöscht

·         Fotos auf Feiern (auch von Drittpersonen) & Tower Fun Run (auch Name und Zeit von Drittpersonen)

o   Notwendig zur Darstellung des studentischen Lebens. Die Einverständnis jeder auf den Fotos abgebildeten Personen ist mündlich einzuholen (sofern nicht Teil einer größeren Gruppe).

o   Öffentlich zur Darstellung des Vereinsleben.

o   Ergebnislisten sowie Fotos werden archiviert, da ein berechtigtes Interesse des Vereins besteht, die Historie des Vereinslebens zu erhalten.

·         Veröffentlichung der AG-Posten des WEH e.V

o   Nötig für Vereinsleben zur Kontaktierung der AG-Mitglieder

o   Veröffentlichung der Privatadresse im Haus, die der Veröffentlichung der Klingelliste gleich kommt.

o   Löschung der Daten intern bei Vereinsaustritt, für Vereinsmitglieder öffentlich  bei Amtsaufgabe

·         Kameraüberwachung im Keller

o   Videoüberwachung zur Kontrolle des Kellers wegen Lagerung der Fahrräder/Waschmaschinen.

o   Der Vorstand hat Zugang auf die Daten und darf diese nur bei konkreten Anlass auswerten.

o   Die Aufnahmen werden nach 7 Tagen gelöscht.

Weiterführende Erhebung bedarf stets einer weiteren Zustimmung der Mitglieder.

Folgende Daten werden an Dritte übermittelt:

·         Kontakt-Mailadresse

·         Weitergabe an RWTH da technisch notwendig.

·         Es wird lediglich die Mailadresse weiter gegeben. Keinerlei Nachrichten oder persönliche Daten über den Besitzer der Adresse.

Weiterführende Weitergabe bedarf einer weiteren Zustimmung des Mitglieds.

Datenschutzbeauftragter des WEH e.V.

Datenschutzbeauftragter des WEH e.V. ist Jordy Peulen (1503).